Eine automatische Abwesenheitsnotiz (Englisch: out-of-office oder ooo-message) ist eine automatische Benachrichtigung per E-Mail. Du kannst sie erstellen, wenn du für einen näher definierten Zeitraum nicht im Büro zu erreichen bist. Darunter fallen beispielsweise Urlaub, Workshop, Sabbatical oder Elternzeit. Eine gut geschriebene Abwesenheitsnotiz hält dir während deiner Auszeit vom Büro den Rücken frei.¹
Wie schreibe ich eine Abwesenheitsnotiz?
Vorlagen für Abwesenheitsnotiz als E-Mail
Vorlagen für eine Abwesenheitsnotiz auf Englisch
Was in eine Abwesenheitsnotiz nicht reingehört
Risiken bei Abwesenheitsnotizen
Häufige Gründe für Abwesenheitsnotizen sind
Mit einer Abwesenheitsnotiz lässt du Kolleg*innen, Kund*innen und Geschäftspartner*innen wissen, wann sie mit einer Antwort rechnen können.² Und an wen sie sich sonst mit ihrem Anliegen wenden könnten.
Abwesenheitsnotizen fallen unter die professionelle Kommunikation³ von persönlicher Abwesenheit vom Job. Ist die Abwesenheitsnotiz unklar oder unvollständig, kann das unnötigen Stress bedeuten⁴. Eine passend geschriebene Abwesenheitsnotiz stärkt dein Unternehmen und deine Position. Und hält dir den Rücken frei.
Der Vorteil einer Abwesenheitsnotiz liegt darin, dass niemand auf eine kurzfristige Antwort von dir wartet. Und im Idealfall sogar erfährt, an wen er sich während deiner Abwesenheit wenden kann. Stell dir einfach vor: Du wendest dich mit einer wichtigen Angelegenheit an jemanden aus deinem Arbeits- oder Geschäftskontext. Wenn sich dann tagelang nichts tut, ist das enttäuschend. Oder ärgerlich. Zu 100 Prozent jedenfalls: nicht gut.
Der klassische Kommunikationsweg für Abwesenheitsnotizen ist die E-Mail. Die meisten E-Mail-Programme bieten dementsprechend die Option „Abwesenheitsnotiz“ an.⁶ Solange die automatisierte Antwortfunktion ohne Filter aktiviert ist, erhalten sie alle, die dir eine E-Mail schreiben.
Es ist sinnvoll, zwischen unternehmensinternen und -externen Absendern zu unterscheiden. Viele Mailsysteme im Unternehmen, wie z.B. der MS Exchange Server mit Outlook, bieten inzwischen die Möglichkeit. So können intern und extern verschiedene Benachrichtigungen mit unterschiedlichem Inhalt und Tonalität versendet werden.
Eine gute Abwesenheitsnotiz enthält folgende Grundbausteine:⁷
Die Art der Anrede und Grußformel ist kontextabhängig. Manche Unternehmen erwarten einen förmlichen Umgang. Jede Marke hat ihre eigene Sprache. Grundsätzlich ist eine Abwesenheitsnotiz jedoch unpersönlich, da automatisiert. Daher ist es sinnvoll, sie in der Sprache neutral zu halten. Gleiches gilt für die Grußformel.⁸
Teile mit, falls E-Mails an dich aus Gründen des Datenschutzes oder ähnlichem nicht weitergeleitet werden können.⁹ Beispiel: „Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass Ihre E-Mail aus Gründen des … nicht weitergeleitet werden kann.“ Wirst du während deiner Abwesenheit durch Kolleg*innen vertreten, kannst du Ihre beruflichen Kontaktdaten weiterleiten.¹⁰ Du willst die work load deines Teams nicht unnötig verstärken? Weise darauf hin, dass die Vertretung nur für absolute Notfälle gilt.¹¹
Es ist sinnvoll, Kolleg*innen oder Geschäftspartner*innen möglichst früh über eine geplante Abwesenheit zu informieren. So lassen sich viele Fragen und Aufgaben schon im Vorfeld lösen. Und du kannst deine wichtigsten Punkte schon vor der letzten Übergabe mit deiner Vertretung klären.¹³
Grundsätzlich solltest du alles auslagern, was sich bei deiner Rückkehr unter die wirklich wichtigen Mails mischen könnte. Darunter fallen insbesondere:
Abwesenheitsnotiz Outlook – So einstellen
- Alle Einstellungen aufrufen
- Abwesenheitsnotiz aktivieren
- Beginn- und Endzeitpunkt festlegen
- Betreff und Text eingeben
- Änderungen speichern et voilà
Die folgenden Textvorlagen sind so etwas wie ein Baukastensystem. Die Inhalte kannst du bei Bedarf auch kombinieren. Und natürlich auch personalisieren, wenn es sich in deinem Geschäftsumfeld anbietet.
[Neutrale Anrede: Sehr geehrte / Hallo],
Vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich bin derzeit bis [Datum der Rückkehr] [aus Grund] nicht im Büro. Ich werde Ihre Nachricht gerne persönlich beantworten, sobald ich [am Datum] zurück bin.
Sie können oder möchten nicht so lange warten? Dann wenden Sie sich mit Ihrem Anliegen bitte an [Name + Position] unter [E-Mail, Telefon usw.].
[Neutrale Grußformel: Mit freundlichen Grüßen / Unterschrift]
[Neutrale Anrede: Sehr geehrte /Hallo],
Dies ist eine automatisch gesendete E-Mail. Mein Büro ist erst [ab Datum] wieder besetzt.
Wenn Ihr Anliegen dringend ist, wenden Sie sich bitte an [Name +Position] unter [E-Mail, Telefon usw.].
[Neutrale Grußformel: Mit freundlichen Grüßen / Unterschrift)
[Neutrale Anrede: Sehr geehrte /Hallo],
Vielen Dank für Ihre Nachricht! Aktuell bin ich [aus Grund] nicht im Büro. Persönlich werde ich Ihre Mail frühestens [ab Datum] beantworten können. Sie wird nicht automatisch weitergeleitet. Dafür bitte ich um Ihr Verständnis.
Sollte Ihr Anliegen nicht bis zu meiner Rückkehr warten können, steht Ihnen [Name +Position] unter [E-Mail, Telefon usw.] gerne zur Verfügung.
[Persönliche Grußformel: Mit herzlichen Grüßen / Liebe Grüße / Unterschrift]
[Neutrale Anrede: Sehr geehrte /Hallo],
Dies ist eine automatisch gesendete E-Mail. Leider bin ich aus persönlichen Gründen für längere Zeit nicht erreichbar und habe keinen Zugriff auf mein Postfach. Voraussichtlich werde ich mich [ab Datum] wieder persönlich bei Ihnen melden können.
Meine E-Mails werden nicht weitergeleitet. Während meiner Abwesenheit hilft Ihnen gerne mein*e Kolleg*in [Name +Position] weiter. Sie erreichen ihn*sie unter [E-Mail, Telefon usw.] zu den üblichen Bürozeiten.
Ich danke für Ihr Verständnis.
[Neutrale Grußformel: Mit freundlichen Grüßen / Unterschrift)
[Neutrale Anrede: Sehr geehrte /Hallo],
Vielen Dank für Ihre Nachricht, die mich während meiner Elternzeit / im Mutterschutz / im Mutterschutz mit anschließender Elternzeit erreicht. Bis zum [Datum] widme ich mich voll meinem / unserem neugeborenen Kind.
Meine E-Mails werden in dieser Zeit nicht weitergeleitet. Ihren Anliegen widmet sich in dieser Zeit gerne mein*e geschätzte Vertretung [Name +Position]. Sie erreichen ihn*sie unter [E-Mail, Telefon usw.] zu den üblichen Bürozeiten.
[Neutrale Grußformel: Mit freundlichen Grüßen / Unterschrift)
[Neutrale Anrede: Sehr geehrte /Hallo],
Vielen Dank für Ihre Mail.
Am [Datum] habe ich das Unternehmen verlassen und kann Ihre Nachricht daher nicht mehr beantworten.
Meine E-Mails werden aktuell nicht weitergeleitet. Ab sofort steht Ihnen meine*n Nachfolger*in: [Name +Position] unter [E-Mail, Telefon usw.] für Ihr Anliegen zur Verfügung.
[Neutrale Grußformel: Mit freundlichen Grüßen / Unterschrift)
[Neutrale Anrede: Sehr geehrte /Hallo],
Vielen Dank für Ihre Mail. Auch wir feiern [Feiertage]. Deswegen ist unser Büro erst [ab Datum] wieder besetzt. Ich werde mich Ihrem Anliegen nach meiner Rückkehr so schnell wie möglich widmen.
Haben Sie es gut bis dahin und frohe [Feiertage].
[Persönliche Grußformel: Mit herzlichen Grüßen / Liebe Grüße / Unterschrift]
Ob du eine Abwesenheitsnotiz auf Englisch brauchst, hängt von deinen Geschäftspartner*innen und Kund*innen ab. Wenn du in einem international agierenden Unternehmen arbeitest, musst du deine Abwesenheitsnotiz gegebenenfalls in mehreren Sprachen verfassen.¹⁵ Unsere drei Klassiker haben wir schon einmal für dich auf Englisch übersetzt. Ansonsten gibt es im Internet inzwischen sehr gute, kostenlose Übersetzungsdienste.¹⁶
[Neutral form of address: Dear / Hello],
Thank you for your email. I am currently out of the office until [date of return] [for reason]. I will be happy to respond to your message in person as soon as I return [date].
You can’t or don’t want to wait that long? Then please contact [name + position] at [email, phone, etc.] with your request.
[Neutral greeting: Yours sincerely / Signature]
[Neutral salutation: Dear /Hello],
This is an automatically sent e-mail. My office will not be staffed again until [date].
If your request is urgent, please contact [name +position] at [email, phone, etc.].
[Neutral Greeting: Yours sincerely / signature)
[Neutral salutation: Dear /Hello],
Thank you for your message! I am currently out of the office for [reason]. I will be able to answer your mail personally at the earliest [from date]. It will not be forwarded automatically. Thank you for understanding.
If your request cannot wait until my return, [name +position] will be happy to assist you at [email, phone, etc.].
[Personal greeting: With best regards / Kind regards / Signature].
Grundsätzlich gilt, dass die Informationen einer Abwesenheitsnotiz so verbindlich und professionell wie möglich kommuniziert werden sollten. Verzichten solltest du Formulierungen wie¹⁷
Und nicht vergessen: Die automatische Abwesenheitsfunktion wieder deaktivieren, wenn du zurück bist!
Rechtschreibfehler passieren uns allen, gerade in Zeiten der Autokorrektur. Daher ist es gerade bei Abwesenheitsnotizen sinnvoll, sie einmal in Ruhe durchzugehen. Schließlich erreicht sie ja alle, die dir schreiben. Zu viele Tippfehler könnten den Eindruck vermitteln, dass du beim Verfassen mit dem Kopf schon ganz woanders warst.
Stell dir kurz vor, wer deine Abwesenheitsnotiz lesen wird: Jemand wendet sich mit einem Anliegen an dich. Und braucht eine schnelle Information, wann und wie mit einer Antwort zu rechnen ist. Verzichte auf ausladende Beschreibungen und unnötige Zusatzinformationen. Keep it simple. Keep it short.
Deine Abwesenheitsnotiz wird ohne Filter von allen gelesen, die sich per E-Mail an dich wenden. Das können sich Kriminelle oder Spam-Versender zu Nutze machen. Sie können deine Angaben zu urlaubsbedingter Abwesenheit für Einbrüche nutzen. Oder durch das Versenden an zufällig generierte E-Mail-Adressen mit deiner automatischen Antwort herausfiltern, dass deine Adresse tatsächlich existiert. Tipps zur Vorbeugung des Missbrauchs von Abwesenheitsnotizen gibt beispielsweise die Initiative Botfrei.²¹
Wenn du eine Abwesenheitsnotiz einstellst, solltest du unbedingt prüfen, ob diese auch wirklich funktioniert. Schicke dir kurz eine E-Mail von einem anderen Postfach oder bitte eine*n Kolleg*in darum. So kannst du deine Abwesenheitsnotiz auch noch einmal final gegenchecken.
Im Internet raten einige Veröffentlichungen dazu, das Rückkehrdatum in der Abwesenheitsnotiz ein oder zwei Tage nach hinten zu schieben. So habe man mehr Zeit, die Flut an E-Mails abzuarbeiten. Dies kann vor allem bei Kolleg*innen und Führungsverantwortlichen zu Verwirrung führen. Unsere Empfehlung: Lieber das richtige Datum angeben und vorher einen kleinen Prio-Plan für deine Aufgaben erstellen.
¹ https://outofofficemessage.net/
² https://www.onlinemarketing-praxis.de/e-mail-marketing/abwesenheitsnotiz-muster-vorlage-in-deutsch-und-englisch
³ https://www.impulse.de/management/selbstmanagement-erfolg/abwesenheitsnotiz/2845277.html
⁴ https://outofofficemessage.net/
⁵ https://www.zeitblueten.com/news/abwesenheits-notiz-text/
⁶ https://www.onlinemarketing-praxis.de/e-mail-marketing/abwesenheitsnotiz-muster-vorlage-in-deutsch-und-englisch
⁷ https://www.grammarly.com/blog/how-to-write-out-of-office-message/ https://www.linkedin.com/pulse/seven-examples-professional-out-office-autoresponder-email-ramadoss/
⁸ https://www.workingoffice.de/outlook/abwesenheits-e-mails/
⁹ https://www.clockodo.com/de/ratgeber/abwesenheitsnotiz/
¹⁰ https://karrierebibel.de/abwesenheitsnotiz/
¹¹ https://www.grammarly.com/blog/how-to-write-out-of-office-message/
¹² https://www.ionos.de/digitalguide/e-mail/e-mail-technik/die-perfekte-abwesenheitsnotiz-beispiele-und-vorlagen/
¹³ https://editionf.com/buero-kollegen-krank-urlaub-vertretung-hilfe/
¹⁴ https://www.akademie.de/de/wissen/posteingang-mailbox-urlaub-abwesenheit
¹⁵ https://karrierebibel.de/abwesenheitsnotiz/
¹⁶ https://www.deepl.com/translator
¹⁷ https://www.ionos.de/digitalguide/e-mail/e-mail-technik/die-perfekte-abwesenheitsnotiz-beispiele-und-vorlagen/ https://www.impulse.de/management/selbstmanagement-erfolg/abwesenheitsnotiz/2845277.html
¹⁸ https://www.grammarly.com/blog/how-to-write-out-of-office-message/
¹⁹ https://www.clockodo.com/de/ratgeber/abwesenheitsnotiz/
²⁰ https://www.ionos.de/digitalguide/e-mail/e-mail-technik/die-perfekte-abwesenheitsnotiz-beispiele-und-vorlagen/
²¹ https://botfrei.de/abwesenheitsnotiz-ich-bin-dann-mal-weg/
²² https://karrierebibel.de/abwesenheitsnotiz/
²³ https://www.impulse.de/management/selbstmanagement-erfolg/abwesenheitsnotiz/2845277.html