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Projektstart in einem Umfeld voller Ungewissheit und Restriktionen: nushu Lena über ihre praktischen Erfahrungen im Projektmanagement während Corona

Geschrieben von nushu crew am 23. März 2021

 

Unsere nushu Lena Knoll und ihr Kollege Martin Orthen von 55BirchStreet haben gemeinsam für
„THE UNKNOWN IS THE NEW NORMAL” der Herausgeber Harald R. Fortmann und Daniela Conrad einen Gastbeitrag veröffentlicht:

Lena und Martin berichten über Projektstarts der besonderen Art: während der Coronakrise in einem Umfeld voller Ungewissheit und Restriktionen. Sie geben einen ersten Einblick in ihre praktischen Erfahrungen, wie die Herausforderungen von Transformationsprojekten während Corona-bedingten Einschränkungen gemeistert werden können, auf welche Erfolgsfaktoren man bauen kann und was vom neu Erlernten auch zukünftig in Projekten eine wichtige Rolle spielen wird. Untenstehend findet ihr eine Zusammenfassung des Artikels - das Buch des Frankfurter Allgemeine Buch Verlags könnt ihr hier erwerben.

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Lena Knoll ist seit 2019 bei 55BirchStreet und damit zurück in ihrem Heimathafen Hamburg. Als Senior Consultant unterstützt sie ihre Kunden schwerpunkttechnisch im Projekt- und Risikomanagement von Transformationsprojekten, der Optimierung von Vertriebs- und Serviceprozessen sowie der Digitalisierung von Geschäftsmodellen. Bei der Begleitung ihrer Kunden ist es ihr wichtig, eine vertrauensvolle Zusammenarbeit zu entwickeln. Ihre Art wurde von einem Kunden als „positiver, frischer und motivierender Ansatz“ beschrieben, was widerspiegelt: Ihr ist es wichtig, pragmatisch und ergebnisorientiert zu arbeiten und dabei ausreichend Raum für Kreativität, Freude und Menschlichkeit einzuräumen.

Projektstart der Mutigen

Zahlreiche Fachartikel der letzten Jahre deklarierten, wir seien in unkalkulierbaren Zeiten der stetigen Veränderung und zack! führte uns Corona dies erschreckend deutlich vor Augen.
Im Spannungsfeld zwischen Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs, Zukunftsängsten und massiven Einschnitten in das öffentliche Leben, mussten innerhalb der Unternehmen Entscheidungen getroffen werden, ob, wie und in welchem Umfang sie an der Umsetzung ihrer geplanten Projekte festhalten wollten und konnten.

Als Beratungsunternehmen für Transformationsprojekte standen auch wir zunächst vor der Frage: Wie werden unsere Kunden reagieren? Kompletter Projektstopp, erstmal abwarten oder nach der Devise „jetzt oder nie“?

Unser Business ist geprägt von dem persönlichen Austausch mit den Kunden und einem Vertrauensverhältnis in die gegenseitige Leistungsfähigkeit. Wir sind es zwar gewohnt, unkonventionelle und flexible Ideen und Lösungsansätze zu finden, um die täglichen Projektherausforderungen zu meistern, doch diese Situation war auch uns gänzlich neu.
Schnell war klar: Die Projektwelt wird anders sein als gewohnt! Wir stehen vor einer enormen Veränderung, die in kürzester Zeit implementiert werden muss und deren Auswirkungen wir nur sehr begrenzt abschätzen können. Unter den neuen Vorzeichen ein neues Projekt zu starten, erfordert Mut und Offenheit.

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Auf die (virtuellen) Plätze, fertig los!

Getreu dem Motto „die Zukunft gehört den Mutigen“ starteten einige Projekte bewusst durch, forcierten den Zeitplan und waren nach einer kurzen Rüstzeit – zur Schaffung der notwendigen technologischen und organisatorischen Basis – bereit zum Durchstarten. Der Grund für die Forcierung gewisser Projekte wurde dabei klar benannt: Die Krise zeigte die beschleunigende Notwendigkeit der Digitalisierung auf.

Inwiefern sich die Projektarbeit in ihrer praktischen Arbeit letztlich unterschied, von der Bedeutung von Vertrauen über veränderte Prozesse bis hin zu der Wahl der Kanäle, darauf gehen Lena und Martin spitzfindig und humorvoll genauer im Buch ein. Doch zusammenfassend geben sie uns einige Tipps mit:

 Der Sprung ins kalte Wasser – und was wir wirklich zum Schwimmen brauchen

  • Was wird zukünftig bleiben?

Wir rechnen in Zukunft mit verstärkt hybrider Projektarbeit. Den Verlockungen einer 100%igen Remote-Tätigkeit im Projekt sei noch folgendes entgegen zu halten: Der Mensch als soziales Wesen ist auf die persönliche Interaktion ausgerichtet. Gefühlte Nachteile (Stichwort „zoom anxiety“), die durch die plötzliche und erzwungene Remote-Tätigkeit entstanden, gilt es in den nächsten Monaten zu beobachten und besser zu verstehen. Die Möglichkeit zum räumlich entkoppelten Arbeiten wird auch in Zukunft viel stärker genutzt werden und somit die Verzahnung von Arbeit und Privatleben fördern. Remote Work wird sich als fester Bestandteil unseres Alltags etablieren. Hinzu kommt, dass sich die jetzt eingeführten Technologien als kontinuierlicher Bestandteil der Projektarbeit etablieren werden. Die Vielzahl der angebotenen Techniken, Einfachheit der Nutzung und erprobte Einsatz in den letzten Monaten wird auch in Zukunft eine Beschleunigung und Akzeptanz der Technik sichern.

  1. Was darf auf jeden Fall wieder weg?

In der Mentalität von Ausnahmezustand und Übergangszeit haben sich Verhaltensweisen etabliert die langfristig für eine kooperative und effiziente Zusammenarbeit nicht hilfreich sind. Hierunter fällt die Missachtung von im täglichen Umgang akzeptierten Verhaltensnormen wie z.B. zu spätem und / oder anonymem Einwählen zu Terminen oder den Lautsprecher so einzustellen, dass Fremde im Raum mithören können. Auch Outlookkalender mit multiplen Parallelterminen, weil man „da ja mal schnell vorbeischauen kann“ oder direkt angrenzenden Onlinemeetings, bei denen man halt „früher aus einem Termin rausspringt“ sollten zukünftig Tabu sein. Jede*r braucht bewusste Pausen, um die Gedanken zu ordnen und Energie für das bevorstehende Thema sowie die Mitmenschen im nächsten Termin zu sammeln. Die gefühlt permanente Erreichbarkeit gilt es in geordnete Bahnen zu lenken, um Erschöpfung und Ausbrennen vorzubeugen.

  1. Was brauchen wir unbedingt?

Die disruptive Umstellung der Arbeit in dieser Krise führte zu einer Beschleunigung bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen und Zusammenarbeit. Wir hoffen, die Geschwindigkeit zur notwendigen Adaption gewisser Technologien und Agilität unseres Vorgehens weiter beizubehalten. Dabei unterliegen jede Organisation und jedes Projekt einer eigenen Dynamik - ein One-Size-Fits-All Ansatz wird daher nicht zielführend sein. Wir brauchen einen gesunden Mix aus Nutzung von technologischen Möglichkeiten und Zugehörigkeitsgefühl. Die verschiedenen Persönlichkeitstypen mit unterschiedlichen Bedürfnissen gilt es dabei auf dem Weg zur Etablierung neuer Arbeitsweisen zu berücksichtigen, um „alle mitzunehmen“.

Zudem muss die Nutzung der sich bietenden Freiheiten akzeptiert werden. Uns gedanklich umzustellen, dass die Leistung nicht notwendigerweise an einen Ort gebunden ist, muss sich in den Köpfen noch festsetzen. Trotz der Flexibilität von Remote-Tätigkeiten erfordern Projekte Kern-Arbeitszeiten, in denen die Erreichbarkeit aller Projektmitarbeiter gesichert ist. Die Freiheit zur Gestaltung der „Deep Work“ Zeit ist dann im Bereich der eigenen Verantwortung der Mitarbeiter*innen.

Auch zukünftig wird es in Projekten vor lauter Arbeitseifer und hektischer Betriebsamkeit auch wichtig sein, mal „einen Gang zurückzuschalten“ und zu hinterfragen, was das Ziel ist und wie ich es bestmöglich erreichen kann. Wenn ich keine Zeit einräume, um mich kontinuierlich zu verbessern, dann laufe ich im Kreis.

  1. Und wie geht´s jetzt weiter?

Wir glauben nicht daran, dass der Sonderzustand von Corona unsere „Neue Normalität“ sein wird. Diese wird sich vielmehr aus dem Alten und einem Anteil des neu Erlernten zusammensetzen. Teilweise werden gewisse Folgen von z.B. dem fehlenden „Kommunikations-Hotspot“ Kaffeemaschine oder ausbleibendem Flurfunk erst spät im Projektverlauf auftreten. Hier gilt für die Projektverantwortlichen, wachsam zu sein und feinfühlig ins Projekt reinzuhören. Die Warnzeichen sind sicherlich leiser – aber dennoch da.

Daher sollten wir weder in den Zustand einer Verteufelung von Remote-Arbeit verfallen noch sie als das Heilmittel aller Organisations- und Arbeitsthemen für die Zukunft ansehen. Wir müssen im großen Rad des kontinuierlichen Lernens ein weiteres Kapitel für uns öffnen. Wir werden den Sonderzustand, der aktuell herrscht nicht als Maßstab für die Zukunft sehen, sondern vielmehr als Experimentierfeld für neue Arbeitsmodelle und die Einsatzfähigkeit der Technologie, um Alternativen zu erproben.

Unsere Einblicke und Einschätzungen sollen nicht als universelles Lehrstück gelten, sondern eine Anregung sein, die eigenen Erfahrungen während der Corona-Pandemie zu hinterfragen: Über welche Hürden bin ich gestolpert? Wo habe ich gänzlich andere Situationen erlebt? Welchen Mehrwert kann mir diese Perspektive in der zukünftigen Projektplanung, -implementierung oder -mitgestaltung schaffen?

Wir freuen uns auf eine anregende Diskussion – entweder im realen oder virtuellen Raum.

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